Перед зимним сезоном компания может провести внутреннюю ревизию кадрового учета: сопоставить трудовые договоры, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, табели и документы по кадровым изменениям. Такая проверка помогает заблаговременно найти пропуски и расхождения.
Что означает проверка кадровых документов перед зимой
В этой заметке под проверкой перед зимним сезоном понимается внутренняя ревизия кадрового делопроизводства на выбранную компанией контрольную дату. Работодатель анализирует действующие кадровые процессы и определяет, какие документы необходимо исправить или обновить.
Предварительный аудит нужен и перед изменением порядка работы с документами. В блоге СБИС представлен опыт сопровождения свыше 50 внедрений кадрового электронного документооборота и более 100 консультаций, в том числе по трудовым спорам после некорректного перехода на электронные документы. Автор материала объясняет повторяющиеся проблемы тем, что до автоматизации кадровых процессов не проводился полноценный аудит.
Зачем работодатели проверяют кадровый учет перед зимним сезоном
Проверка помогает сопоставить документы друг с другом и с реальными кадровыми процессами. Работодатель может обнаружить устаревшие локальные акты, недостающие документы, различающиеся сведения и отсутствие обязательных подписей.
Перед переходом на кадровый электронный документооборот у такой проверки есть отдельная задача. Блог СБИС называет аудит шагом № 1, который выполняют до закупки лицензий, настройки системы и обучения работников. Сперва организация наводит порядок в действующих процессах, после чего меняет способ оформления и хранения документов.
Какие документы нужно сверить перед началом зимы
Объем проверки зависит от кадровых процессов и документов, используемых организацией. В основной список могут войти трудовые договоры и дополнительные соглашения, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, табели учета рабочего времени и положение об оплате труда.
В отдельном порядке проверяют документы по кадровым событиям: приему, переводам, перемещениям и увольнениям. Если организация оформляет соответствующие приказы, их сверяют с договорами, дополнительными соглашениями и прочими документами, относящимися к каждому событию.
Личные дела проверяют с учетом состава документов, которые в них хранятся. Если организация по-прежнему ведет личные карточки по форме Т-2, их тоже включают в ревизию. При проверке персональных данных изучают основания для обработки сведений, порядок доступа к ним и наличие согласий в случаях, когда они нужны для выбранной операции. Документы по охране труда лучше рассматривать как отдельную группу.
Как проверить оформление трудовых отношений с сотрудниками
Сначала условия трудового договора каждого сотрудника сверяют со штатной позицией, принятыми кадровыми решениями и работой, которую он фактически выполняет. Должность, трудовая функция и документы, оформляющие изменение условий работы, не должны расходиться между собой.
После этого изучают документы по каждому кадровому событию. При приеме, переводе, перемещении и увольнении сопоставляют связанные с событием документы, даты, реквизиты и подписи, если они необходимы. Приказ о приеме проверяют в том случае, если работодатель его издавал. Личную карточку по форме Т-2 включают в проверку, если организация по-прежнему ее ведет.
Ревизия охватывает каждого сотрудника. Благодаря этому можно найти конкретные расхождения между кадровым решением, его оформлением в документах и фактическим перемещением работника внутри организации.
Какие ошибки находят при проверке кадровых документов
В числе возможных ошибок: устаревшие локальные акты, недостающие документы и расходящиеся сведения. Один документ может содержать прежние условия, хотя в другом изменения уже зафиксированы. Если необходимой подписи нет, подтвердить ознакомление сотрудника с документом или согласование его содержания становится сложнее.
Особое внимание уделяют учету рабочего времени. Ошибочные или различающиеся записи могут осложнить подтверждение продолжительности работы и проверку расчетов с сотрудником. Поэтому сверяют не только сами записи, но и порядок, в котором их вносят.
Кроме того, проверяют сроки хранения кадровых документов, применимые к организации, и утвержденный порядок обработки персональных данных. Ревизия должна охватывать условия хранения, правила доступа к сведениям и основания для операций, которые с ними выполняются.
