С 1 сентября бизнесу придется подавать уведомления об иностранных работниках по обновленным формам МВД. Изменения коснутся работодателей, которые готовят документы для миграционного учета и передают ведомству сведения об иностранцах.
МВД вводит новые формы уведомлений с 1 сентября
Обновление касается уведомлений о заключении и расторжении трудовых договоров, а также договоров гражданско-правового характера с иностранными гражданами. Обязанность закреплена в пунктах 4.7 и 8 статьи 13 Федерального закона № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». На новые бланки нужно перейти 1 сентября 2026 года.
Работодателям и заказчикам работ или услуг предстоит заменить документы, с помощью которых они сообщают органам внутренних дел о договорных отношениях с иностранцами. Ранее использовались формы, утвержденные приказом МВД России от 30.07.2020 № 536. Бизнесу поэтому важно разделять обязанность уведомить МВД, которую устанавливает закон № 115-ФЗ, и порядок ее исполнения, закрепленный ведомственным приказом.
Какие документы бизнес подает по новым правилам
Поправки касаются еще двух документов. Бизнесу понадобятся обновленное ходатайство о привлечении высококвалифицированного специалиста и новая форма отчета о выплате ему заработной платы. Их необходимо отделить от прежних шаблонов, чтобы при подготовке пакета для МВД сотрудники случайно не использовали устаревший бланк.
До подачи документов стоит заменить формы в кадровых системах, общих папках и внутренних инструкциях, а бумажные заготовки убрать из работы. Особого внимания требуют шаблоны, которые создаются автоматически, поскольку ручная замена файла не обновляет бланк в учетной программе. У ответственных сотрудников должен быть единый комплект документов с ясными названиями и датой начала применения.
Какие сведения добавят в миграционные уведомления
В обновленных бланках МВД появятся дополнительные сведения об иностранном работнике, в том числе пол, причина и срок подачи документа. Также потребуется оформить согласие на обработку персональных данных, поэтому перед отправкой уведомления работодателю придется проверить не только информацию об иностранце, но и наличие соответствующего волеизъявления.
Еще одно новое поле связано со сроком действия договора. Когда соглашение заключено на определенный период, дата в уведомлении должна совпадать с условиями подписанного документа, а реквизиты согласия — относиться именно к человеку, сведения о котором передают в МВД. До подачи необходимо сверить все новые поля с договором и документами иностранца: отсутствие обязательного реквизита или расхождение в сведениях может дать основание признать форму заполненной ненадлежащим образом.
Кто и когда сообщает о договорах с иностранцами
Российский работодатель, а в случае гражданско-правовых отношений заказчик, подает уведомление в территориальный орган МВД. Направить его нужно в течение 3 рабочих дней с даты заключения либо прекращения соответствующего договора, поэтому отсчет срока начинается с самого кадрового или договорного события.
Эта обязанность распространяется и на рекрутинговые компании, которые трудоустраивают иностранных граждан. Организации необходимо зафиксировать дату события и не путать рабочие дни с календарными, иначе уведомление поступит в МВД позже установленного 3-дневного срока.
Кроме того, работодатели уведомляют территориальные органы МВД о выплате заработной платы иностранным высококвалифицированным специалистам. Это отдельная обязанность, поэтому контроля за договорами недостаточно: нужно также учитывать выплаты работникам этой категории и готовить соответствующие сообщения для органов внутренних дел.
Как бизнесу перейти на новые формы МВД
Новые бланки, порядок их заполнения и правила представления утверждены приказом МВД от 12 мая 2026 года № 290. Именно по приложениям к этому приказу компании нужно проверять шаблоны, применяемые в кадровом учете и корпоративной системе миграционного учета.
Прежние заготовки необходимо заменить в кадровой программе, общей папке с документами и локальных инструкциях для сотрудников. Заодно стоит убедиться, что старые версии не остались у кадровиков, юристов и работников, которые напрямую отправляют документы в МВД.
Подачу документов следует поручить конкретному ответственному, а перед отправкой сверять реквизиты с формой из приказа № 290. Такой порядок уменьшает риск того, что сотрудник найдет в архиве устаревший файл или заполнит новый бланк, руководствуясь прежней инструкцией.
Что грозит компаниям за старые формы и просрочку
Подача прежнего бланка может привести к претензиям МВД, даже когда сведения об иностранном работнике приведены полностью. По этой причине перед отправкой нужно проверить редакцию документа, а после подачи — сохранить подтверждение приема.
Пропуск трехдневного срока грозит административным штрафом. Для бизнеса его размер в отдельных случаях достигает 1 млн рублей, поэтому сведения о дате подписания или прекращения договора необходимо сразу передать сотруднику, ответственному за миграционный учет.
Внутренний контроль удобнее вести отдельно по каждому договору. В журнале можно указывать дату события, ответственного сотрудника, способ подачи и реквизиты подтверждающего документа, чтобы во время проверки подтвердить своевременное исполнение обязанности.
