Если покупатель не подписал в ЭДО УПД со статусом «1», коды Data Matrix могут остаться на балансе продавца в ГИС МТ. Когда коды нужно передать обязательно, неподписанный документ не позволяет списать их у поставщика. УПД со статусом «1» одновременно служит счётом-фактурой и первичным документом, а со статусом «2» — только первичным документом.
Пока УПД остаётся без подписи, продавец сохраняет переписку с покупателем о претензиях к качеству, расхождениях в количестве или отказе от ЭДО. Если покупатель не согласен с ценой или количеством, продавец просит его направить уведомление об уточнении.
Получив уведомление, продавец исправляет данные и направляет новый УПД. Устной договорённости для этого недостаточно, без формального уведомления исходный документ так и останется в учёте неподписанным.
Если покупатель уклоняется от приёмки, но не приводит мотивированных возражений, поставщик составляет односторонний акт с отметкой об отказе и направляет его заказным письмом. При возникновении спора этот акт помогает подтвердить, что продавец оформил передачу товара.
Сроки приёмки и подписания документов стороны вправе заранее прописать в договоре. Если покупатель нарушит эти сроки, условия договора дадут основание потребовать неустойку или взыскать убытки через суд.
