Неподписанный покупателем электронный УПД создаёт для поставщика риск спора об оформлении сделки. Если контрагент уклоняется от приёмки, продавцу может потребоваться документальное подтверждение того, что он выполнил свои обязанности по оформлению.
Почему контрагент не подписывает электронный документ
Контрагент может не подписывать УПД из-за технических проблем с сертификатом электронной подписи или потери файла у оператора ЭДО. Поставщик связывается с покупателем и выясняет, получил ли тот документ и есть ли претензии к товару или услуге. Пока УПД ожидает подписи, в переписке фиксируют претензии к качеству и намеренный отказ контрагента от ЭДО.
Если покупатель не согласен с ценой или количеством, он направляет уведомление об уточнении электронного документа, в котором сообщает о расхождениях. На основании этого уведомления поставщик исправляет данные и отправляет новый УПД. Любая корректировка требует формального уведомления об уточнении — при исправлении только по устной договорённости исходный документ останется «висящим» в учёте.
Риски неподписанного УПД для учёта и маркировки
УПД со статусом 1 объединяет счёт-фактуру и передаточный акт. Неподписанный документ затрагивает бухгалтерский учёт и налоги поставщика.
Для маркированных товаров возникает риск остановки передачи кодов в государственной информационной системе мониторинга товаров — ГИС МТ. Коды маркировки могут остаться на балансе продавца в «Честном знаке». Последствия зависят от режима оборота конкретного товара — обязательной передачи кодов или действующего переходного периода.
Фиксация отказа от приёмки и договорная неустойка
Если покупатель без мотивированных возражений отказывается подписывать УПД, поставщик составляет односторонний акт с отметкой об отказе. Акт отправляют контрагенту почтой. Пока УПД ожидает подписи, сохраняют переписку о количестве поставленного товара.
В договоре заранее закрепляют сроки проверки поставки, приёмки и подписания документов, а также штрафные санкции за нарушение обязательств по электронному обмену. Согласованные сроки служат основой для требования неустойки или возмещения убытков.
