Отмена электронных форматов ТОРГ-12 и актов с 1 января 2026 года не запрещает бумажные документы и не вводит обязательный электронный документооборот для всех компаний и ИП. На это различие указывает «Контур.Экстерн» в разъяснении от 29 декабря 2025 года.
Изменение предусмотрено пунктом 1 приказа ФНС от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/28@. Компании, которые оформляют отгрузку товаров, выполнение работ и оказание услуг через операторов электронного документооборота, вместо отменённых форматов должны использовать универсальный передаточный документ.
Как поясняет «Клерк», для такого обмена нужен УПД формата 5.03. Со статусом «1» он объединяет первичный документ и счёт-фактуру, а со статусом «2» служит только первичкой. В строке 5а «Документ об отгрузке» составитель указывает наименование, номер и дату документа, который подтверждает передачу товаров или оказание услуг.
Электронный формат не отменяет требований к содержанию первички. По части 3 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» ответственный за оформление составляет документ во время операции или сразу после её окончания. Часть 2 той же статьи требует указывать обязательные реквизиты независимо от того, использует компания унифицированную форму или разработала собственную.
В документе нужно указать название компании-составителя, наименование документа и дату его составления. Описывая хозяйственную операцию, составитель также указывает её величину и единицу измерения. Ответственное лицо вписывает свою должность, фамилию, имя и отчество и подписывает документ.
Ошибки в реквизитах грозят отказом налоговой инспекции в признании расходов или вычете НДС, а также доначислениями, пенями и штрафами. За грубое нарушение правил учёта предусмотрена ответственность по статье 120 Налогового кодекса РФ. Поэтому при переходе на УПД бухгалтеру нужно проверить не только формат, но и сведения об операции и подписи ответственных лиц.
