К середине 2026 года более 68% крупных российских компаний полностью или частично перешли на безбумажные кадровые процессы, согласно опубликованной оценке со ссылкой на Минцифры. Для работодателей такой переход связан с риском штрафов инспекции труда за ошибки в электронных документах.
Что включает кадровый электронный документооборот
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) включает генерацию документов из 1С:ЗУП, подписание электронной подписью, маршрутизацию и юридически значимое хранение. В эту систему входит и интеграция с госорганами через ЕПГУ, СФР и ФНС.
Для бизнеса со штатом более 50 человек КЭДО стал стратегической необходимостью. В 2026 году термин вышел за пределы профессиональной лексики IT-директоров и вошёл в повседневный словарь HR-директоров, кадровиков и главных бухгалтеров.
Проверки ГИТ и штрафы за ошибки в КЭДО
В 2026 году Государственная инспекция труда проверяет электронные подписи, корректность локальных нормативных актов и соответствие регламентов КЭДО Федеральному закону № 377-ФЗ. Инспекторы также проверяют правильность интеграции с учётными системами.
Объём штрафов ГИТ вырос вместе с массовым переходом на электронные кадровые документы. Ошибка в одном документе может обернуться штрафом до 100 000 рублей для должностного лица и до 200 000 рублей для юридического лица.
Порядок перевода сотрудников на КЭДО
Работодатель издаёт приказ о внедрении кадрового электронного документооборота и выбирает информационную систему для работы с документами. Переход требует разработки и утверждения 2 локальных нормативных актов по статье 22.2 Трудового кодекса РФ. Они закрепляют порядок перехода и ведения документооборота.
Сотрудников уведомляют о переходе на новый способ обмена кадровой документацией. Затем работодатель получает их согласия или заявления об отказе.
Многие работодатели рассматривают переход из-за удобства безбумажного обмена и хранения документов. Отсутствие волокиты при подписании ускоряет кадровые процессы в разы, особенно при работе с удалёнными сотрудниками.
