Компании могут начать применять электронный универсальный передаточный документ в любое время, закрепив его в учётной политике. УПД объединяет реквизиты счёта-фактуры и первичного документа, поэтому его оформление влияет на учёт отгрузки и НДС.
Правила обмена и подписания электронного УПД
Продавец и покупатель обмениваются электронными УПД по соглашению, если у обеих сторон есть техническая возможность для ЭДО. По сделкам с прослеживаемыми товарами электронный УПД обязателен.
Продавец составляет УПД в формате 5.03 в момент отгрузки товара, выполнения работы или оказания услуги либо сразу после операции. Стороны подписывают документ усиленными квалифицированными электронными подписями и передают его через операторов ЭДО в порядке, установленном для электронных счетов-фактур. Закон не устанавливает срок подписания УПД покупателем, его закрепляют в договоре или соглашении об ЭДО.
Статусы электронного УПД и условия вычета НДС
Покупатель получает право на вычет НДС по электронному УПД со статусом «1» и функцией СЧФДОП, если все реквизиты заполнены правильно и документ подписали обе стороны сделки. Статус «2» означает, что УПД служит передаточным документом и права на вычет не даёт.
На аванс нужен счёт-фактура, УПД для него не подходит. С одним контрагентом можно оформлять УПД по одним операциям, а счета-фактуры и накладные или акты — по другим. Такой порядок ФНС подтвердила в письме от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963.
