Организации стоит проверить налоговые документы в 3 этапа: собрать их за выбранный период, сопоставить учёт и отчётность с первичными документами, после чего исправить найденные ошибки. Такая ревизия особенно нужна перед выездной проверкой по статье 89 НК РФ, во время которой инспекторы вправе изучать договоры и хозяйственные операции.
Зачем организации проверять налоговые документы
Внутренняя проверка позволяет организации ещё до начала налогового контроля найти расхождения между учётом, отчётностью и первичными документами. Так у неё остаётся время проверить хозяйственные операции, исправить ошибки в установленном порядке и собрать подтверждающие документы.
До решения о выездной проверке инспекция вправе провести предпроверочный анализ, не привлекая к нему налогоплательщика. Самостоятельно оценить риски организация может по общедоступным критериям налоговой службы, однако достоверно предсказать решение инспекции такая оценка не позволяет.
Для участников налогового мониторинга предусмотрены особые правила налогового контроля. Возможность выездной проверки в каждом конкретном случае нужно определять по действующей редакции НК РФ, учитывая установленные условия и исключения.
Соберите документы и определите период проверки
Подготовьте рабочий перечень документов, отдельно распределив их по налогам, расчётам с работниками, налогово значимым кадровым сведениям и операциям с контрагентами. Его состав зависит от того, какие налоги и операции проверяются. Добавьте учётные регистры, отчётность и первичные документы, подтверждающие отражённые операции.
Определите период проверки, зафиксировав даты его начала и окончания. Сопоставьте эти границы со сроками возможного налогового контроля и хранения документов, чтобы подборка охватила все операции выбранного периода. По каждому налогу и расчёту укажите, какие документы нужны и где они находятся.
Убедитесь, что подборка полностью охватывает каждую операцию с контрагентом и каждую выплату работнику. Если один документ относится сразу к нескольким разделам проверки, внесите его во все соответствующие позиции перечня, а хранить продолжайте один контрольный экземпляр или ссылку на место хранения. С помощью такого реестра можно найти недостающие документы ещё до последующей сверки.
Сверьте учёт, отчётность и первичные документы
Сначала изучите записи бухгалтерского и налогового учёта, а затем найдите документы, подтверждающие каждую отражённую операцию. Суммы и даты сравните с показателями деклараций и расчётов, выявленные расхождения запишите отдельно, указав операцию и документ. По такой таблице будет видно, где отчётный показатель подтверждается полностью, а где регистры расходятся с первичными документами.
В договорах проверьте стороны, предмет, стоимость и порядок оплаты, в актах — выполненные работы или оказанные услуги, даты и суммы. Счета и платёжные документы сравните с соответствующими договорами и актами, проверив также назначение и размер платежа. Выплаты работникам сопоставьте с кадровыми основаниями, когда эти сведения влияют на налоги или страховые взносы.
Исправьте ошибки и подготовьте доказательства
Каждую ошибку зафиксируйте отдельно, до исправления оценив её налоговые последствия. В рабочей записи обозначьте спорную операцию, найденное расхождение и документ, который необходимо скорректировать. После этого устраните нарушение в предусмотренном для него порядке и сохраните подтверждение сделанных изменений.
Для операций, способных вызвать вопросы у проверяющих, подготовьте единый комплект подтверждающих материалов. Добавьте документы и письменные пояснения, которые раскрывают содержание сделки, расчёта или выплаты. Из комплекта должна быть понятна связь хозяйственной операции с тем, как она отражена в учёте и отчётности.
Повторно проверьте исправленную запись, связав её с документами, которые её подтверждают. Если операция по-прежнему остаётся спорной, сохраните исходный документ, исправленную версию и пояснение причин внесённого изменения. Так можно будет показать, какое расхождение нашли, как оценили его последствия и почему выбрали именно этот способ исправления.
Чем внутренняя проверка отличается от выездной
Внутренний контроль организация выполняет своими силами, самостоятельно определяя его объём. Выездная налоговая проверка проводится по решению налогового органа и, как правило, проходит на территории налогоплательщика. Если предоставить помещение налогоплательщик не может, проверку могут провести по месту нахождения инспекции.
При выездной проверке инспекторы выясняют, правильно ли исчислены и своевременно ли уплачены налоги. В пределах полномочий, установленных законом, они вправе изучать первичные документы, договоры и хозяйственные операции, осматривать помещения и получать свидетельские показания. Камеральная проверка проходит по месту нахождения инспекции, её проводят на основании поданной налоговой декларации и документов, которыми располагает налоговый орган.
Принимая решение о выездной проверке, инспекция может учитывать результаты предпроверочного анализа. Однако наличие отдельных признаков риска ещё не означает, что проверку назначат обязательно.
Как заказать аудит налоговых документов
О внешней проверке стоит задуматься, если у организации много операций, сведения хранятся в нескольких системах учёта или от инспекции уже поступили требования. Обращаясь к исполнителю, нужно чётко сформулировать задачу: проверить налоговые документы организации и найти риски, с которыми предстоит работать дальше.
Направьте исполнителю перечень проверяемых налогов, границы периода и список документов, которые доступны для анализа. Отдельно укажите уже обнаруженные риски и требования инспекции, если организация их получала. Эти сведения помогут определить объём работы и сосредоточить внимание на операциях и документах, связанных с поставленной задачей.
Зафиксируйте состав передаваемых сведений в едином перечне. Укажите в нём название налога, начало и окончание проверяемого периода, вид каждого документа и место его хранения в применяемой системе учёта. По каждому выявленному риску обозначьте связанную с ним операцию и документ, который вызвал вопрос.
Где сверять требования к документам организации
Требования к налоговым документам проверяют по Налоговому кодексу РФ, разъяснениям налоговой службы и правилам, установленным для конкретного налога. Статья 89 НК РФ определяет порядок проведения выездной налоговой проверки, однако нормы об оформлении, представлении и хранении отдельных документов могут находиться и в других положениях.
Проверку следует начинать с действующей редакции нормы, которая касается нужного налога и рассматриваемой операции. Далее её сравнивают с разъяснениями налоговой службы, уделяя внимание порядку оформления, представления и хранения документов. Применять такие разъяснения нужно с учётом положений законодательства.
Когда правила меняются, организация обновляет внутренний регламент документооборота и контрольные перечни. В этих документах нужно заменить требования к форме документа, способу его представления и сроку хранения, если соответствующая норма была изменена. Благодаря этому сотрудники смогут применять актуальные требования к определённым налогам и операциям.
