По данным Контура, в кадровом электронном документообороте применяют три вида электронной подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Выбор зависит от того, кто подписывает документ и насколько значим сам документ.
Простая электронная подпись, или ПЭП, — это связка логина и пароля. Она позволяет установить, кто прошёл аутентификацию, но не показывает, менялся ли файл после подписания. Для важных юридически значимых документов такая защита не подходит.
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» прямо запрещает применять ПЭП к документам со сведениями, составляющими государственную тайну. Для остальных кадровых документов возможность использовать ПЭП зависит от вида документа и роли подписанта.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, или УНЭП, подтверждает личность подписанта и позволяет выявить изменения файла после подписания. Часть 2 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ признаёт документ с УНЭП юридически значимым, если стороны заключили соответствующее соглашение.
Усиленная квалифицированная электронная подпись, или УКЭП, равнозначна собственноручной подписи без дополнительного соглашения сторон. Документы с ней принимают суды и контролирующие государственные органы. УКЭП выдают аккредитованные удостоверяющие центры, но руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают её в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы или у его доверенных лиц.
Работодатель использует УКЭП, когда документу нужна юридическая сила без дополнительных условий. Руководитель вправе применить УНЭП, если Трудовой кодекс не запрещает её для конкретного документа, а порядок проверки закреплён соглашением либо подпись выдана через электронное правительство.
Работодатель может передать уполномоченному сотруднику право подписывать кадровые документы от своего имени, если такую передачу предусматривают локальные нормативные акты или учредительные документы. На сотрудника оформляют машиночитаемую доверенность. Её можно создать при подписании документа, не загружая заранее в систему.
Источник: centrkkm.ru
