С 1 сентября 2026 года закон № 140-ФЗ требует оформлять установленные перевозочные документы в электронном виде, за исключением отдельно предусмотренных случаев. Участникам грузоперевозок нужно подключиться к оператору информационной системы электронных перевозочных документов, получить необходимые для своей роли электронные подписи и направлять сведения в государственную систему.
С 1 сентября перевозочные документы переводят в электронный вид
С 1 сентября 2026 года предусмотренные законом перевозочные документы нужно обязательно оформлять в электронном виде. Новые правила касаются перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей и грузополучателей. Для операций, на которые распространяются эти требования, использовать бумажный документ по умолчанию нельзя, но законодательство допускает исключения.
Обязательный порядок ввели после четырех лет добровольной работы Государственной информационной системы электронных перевозочных документов. ГИС ЭПД работает с 1 сентября 2022 года. Изменения призваны повысить прозрачность перевозок и уменьшить объём бумажного документооборота.
Для бизнеса такой переход означает, что внутренние логистические процессы придётся пересмотреть, а готовность электронного документооборота — проверить. Сделать это нужно до оформления перевозки по новым правилам, поскольку для операций, затронутых законом, привычного комплекта бумажных документов может не хватить. Юридически значимые сведения об этих перевозках необходимо направлять по установленному электронному маршруту.
Какие документы теперь оформляют через государственную систему
В ГИС ЭПД передают сведения об электронных грузовых накладных для авиационного транспорта, а также о железнодорожных и автомобильных транспортных накладных. В этот перечень включены заказы и заявки на автомобильную перевозку грузов, а также экспедиторские документы.
Оператор ГИС ЭПД — Минтранс России, систему разработало ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». По данным Минтранса, на момент объявления обязательного перехода через неё оформили свыше 50 миллионов электронных документов.
Документы участники оформляют в информационных системах операторов, откуда сведения затем поступают в ГИС ЭПД. Поэтому бизнесу нужно убедиться, что подключение к оператору работает, а обмен данными с другими сторонами перевозки настроен.
Как работает электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная, или ЭТрН, содержит сведения о перевозке груза автомобильным транспортом. Это цифровой аналог бумажной транспортной накладной, который оформляют и подписывают по правилам, установленным для электронного формата.
ЭТрН может служить подтверждением перевозки и связанных с ней расходов при расчёте налога на прибыль либо налога по УСН «Доходы минус расходы». При этом налоговые последствия нужно оценивать вместе с остальными документами, предусмотренными для конкретной операции.
С накладной работают стороны конкретной грузоперевозки, в том числе грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Каждый из участников заполняет свою часть документа и ставит электронную подпись того вида, который установлен для его роли и соответствующего действия.
Чем электронные документы отличаются от бумажных
ЭТрН решает ту же основную задачу, что и бумажная транспортная накладная, но получает юридическую силу только при соблюдении требований к формату, заполнению и подписанию. Перечень сведений устанавливает утверждённый порядок оформления электронного документа.
Участники обмениваются сведениями через операторов информационных систем электронных перевозочных документов, а затем данные поступают в ГИС ЭПД. При этом из приведённых правил не следует, что одинаковый порядок без каких-либо изменений действует для заказа-наряда, сопроводительной ведомости и прочих перевозочных форм.
После перевода транспортной накладной в электронный формат меняется порядок её оформления и передачи. Участникам нужно соблюдать требования оператора, а также правила направления сведений в ГИС ЭПД. Для каждой формы главным остаётся порядок, установленный именно для неё.
Что должны сделать грузоотправитель, перевозчик и экспедитор
Грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю и экспедитору необходимо заблаговременно наладить электронный документооборот. Тем, кто подписывает документ, следует получить электронные подписи предусмотренного для своей роли вида ещё до первой перевозки по новым правилам.
Кроме того, сторонам нужно согласовать очерёдность обмена данными и установить, кто и на каком этапе вносит сведения в свою часть документа. На практике важно проверить готовность всех сторон, участвующих в оформлении, ещё до отправки груза, чтобы не устранять разрыв непосредственно во время перевозки.
Когда транспортную накладную оформлять не нужно
Обязанность оформлять транспортную накладную возникает при перевозке груза по договору. Поэтому участникам необходимо установить правовое основание перемещения груза и определить, какие правила оформления документов к нему применяются.
Если договорных отношений по перевозке на самом деле нет, транспортная накладная не нужна ни в бумажном, ни в электронном формате. Но само по себе отсутствие отдельного документа под названием «договор перевозки» ещё не доказывает, что таких отношений нет: важно учитывать их фактическое содержание.
Если обязанности оформлять транспортную накладную нет, стороны вправе подготовить её добровольно. После 1 сентября 2026 года порядок действий выбирают с учётом характера перевозки и требований, действующих для конкретной операции.
