С 1 января 2026 года участники формализованного электронного обмена подтверждают передачу товаров, работ и услуг универсальным передаточным документом, или УПД. Бумажные накладные и акты никуда не делись: внедрять электронный обмен только ради этого новшества не нужно.
Приказ ФНС России от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/28@ отменил устаревшие электронные форматы ТОРГ-12 и актов выполненных работ. Теперь УПД требует формата 5.03. Если учетная программа продолжает генерировать документы по-старому, поставщику нужно обновить настройки до отправки контрагенту.
Отправить УПД после отгрузки нужно в течение 5 календарных дней, как предписывает пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ. Прослеживаемые и маркированные товары оформляют быстрее, укладываясь в срок до 3 рабочих дней. Единого времени, за которое покупатель обязан подписать УПД, не существует: партнеры вправе зафиксировать этот период в договоре.
Поставщику лучше всегда сохранять подтверждения об отправке УПД. Когда возникают споры, главные риски ложатся на нарушителей сроков передачи и требований к формату документов.
