Переходить ли на кадровый электронный документооборот, работодатель решает сам. При этом требования к кадровым документам сохраняются и в электронном формате. Чтобы запустить КЭДО, компании нужно получить согласие работников, наладить обмен документами через систему и соблюдать правила их подписания, хранения и защиты персональных данных.
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил Трудовой кодекс РФ нормами о КЭДО. Эти нормы действуют с 1 марта 2022 года. Для отдельных положений о платформе «Работа в России» срок вступления в силу наступил позже, с 1 сентября 2022 года.
Общие положения об электронных кадровых документах закреплены в статье 22.1 ТК РФ, а порядок перехода описывает статья 22.2. Как работодатель и работник взаимодействуют через информационную систему, определяет статья 22.3.
Переход на КЭДО не во всех случаях позволяет полностью отказаться от бумажных документов. Если сотрудники не перешли на электронный формат, работодатель продолжает вести их бумажные трудовые книжки. Кадровой службе в таком случае предстоит работать и с электронными документами, и с бумажными книжками, которые сохраняются наряду с ними.
Работу с электронными подписями регулирует Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Требования к составу и форматам электронных документов закреплены в приказе Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Прежде чем выбрать систему, работодателю нужно проверить, как с её помощью можно выполнять эти требования.
Правила хранения документов закреплены в приказе Росархива от 31.07.2023 № 77. Защиту персональных данных регулирует Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Поэтому, оценивая систему, работодателю нужно проверить, насколько удобен обмен документами, а также разобраться, как она позволяет хранить их и защищать сведения о сотрудниках.
