С 1 сентября 2026 года перечисленные ниже перевозочные документы нужно будет оформлять только в электронном виде. Компаниям, которые отправляют, перевозят и принимают грузы, стоит проверить порядок оформления и передачи документов, а также заранее подготовиться к новым правилам работы.
Электронный формат перевозочных документов станет обязательным с 1 сентября 2026 года
Список не ограничивается автомобильной транспортной накладной. В него также включены заказы-заявки при автомобильных перевозках, перевозочные документы для железнодорожного и авиационного транспорта, а кроме того, экспедиторские документы. Компаниям предстоит выяснить, какие формы используются при их перевозках и кто отвечает за оформление каждой формы.
Электронные перевозочные документы — общее обозначение всех этих форм. Электронная транспортная накладная тоже относится к ним, однако заказ-заявка, железнодорожный, авиационный и экспедиторский документы указаны в перечне отдельно. Поэтому участникам перевозки важно соблюдать требования, установленные для каждой формы, с которой они работают.
Исключения, при которых разрешено использовать бумажные документы, Минтранс России закрепляет отдельными приказами. Оформить документ на бумаге можно лишь в том случае, если конкретная перевозка подпадает под одно из таких исключений. Компаниям, планирующим пользоваться бумажными формами, придётся сопоставить условия перевозки с положениями соответствующего приказа.
Цифровые накладные упростят погрузку и приёмку грузов
При работе с электронной транспортной накладной сторонам уже не нужно ждать бумажный экземпляр, следующий вместе с грузом. Это упрощает работу с документами во время погрузки и приёмки, но не влияет на скорость самой перевозки или разгрузки груза.
Цифровой формат исключает риск того, что бумажная накладная физически потеряется в дороге. Отправитель и получатель используют электронный документ, поэтому после перевозки им не приходится искать бумажный экземпляр. Передача груза в этом случае меньше зависит от перемещения бумаг между сторонами, а необходимые исправления можно согласовать через электронный обмен.
ГИС ЭПД обеспечит обмен данными между участниками перевозок и ведомствами
ГИС ЭПД действует с 2022 года, причём почти 4 года систему использовали добровольно. Государственная информационная система электронных перевозочных документов объединяет грузоотправителей, перевозчиков, налоговую службу и другие ведомства. Информация о перевозке попадает в общую систему, где с ней могут работать как участники отрасли, так и государственные органы.
Грузоотправитель направляет сведения в ГИС ЭПД с помощью аккредитованного оператора электронного документооборота. Для компании такой оператор информационной системы электронных перевозочных документов служит каналом, по которому данные поступают в государственную систему. Поэтому перед переходом необходимо выбрать оператора и убедиться, что порядок обмена с ним понятен и настроен.
Как сообщает источник из перечня материалов, работу ГИС ЭПД обсуждали специалисты ФНС России, операторы информационных систем и разработчики ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». В совещании участвовали представители автомобильного, железнодорожного, авиационного и морского сегментов рынка. Таким образом, к обсуждению системы присоединились стороны, связанные с разными видами перевозок.
Как компании подготовиться к переходу на обязательные электронные документы
Компании предстоит связать рабочие программы с сервисом электронных перевозочных документов, а затем согласовать порядок действий с остальными участниками перевозки. После этого можно протестировать отправку накладной на пробном рейсе и настроить электронные подписи сотрудников, которым предстоит подписывать документы.
Полномочия подписантов нужно определить до рейса
Компании следует заранее установить, какие сотрудники подписывают электронную накладную на разных этапах перевозки. До пробного рейса потребуется оформить их полномочия и убедиться, что выбранный способ подписания поддерживается используемым сервисом электронных перевозочных документов.
Оператор системы ЭПД передаст данные грузоперевозки в государственную систему
Компания отправляет электронные файлы оператору информационной системы ЭПД. Тот проверяет, соответствуют ли они установленному формату, после чего передаёт сведения в государственную платформу. Пробная отправка позволит компании убедиться, что файлы успешно проходят проверку и поступают в систему.
«Точка» сообщает о льготном периоде проверок ЭТрН до 1 марта 2027 года
По данным публикации «Точки», Минтранс России вводит льготный порядок проверки электронных транспортных накладных. На переходном этапе инспекторы, как сообщается, будут помогать участникам перевозок устранять недочёты в оформлении без штрафов. Если при проверке обнаружится ошибка, перевозчику нужно сообщить о замечании сотруднику, оформившему документ, и выяснить, что именно требуется исправить.
Компании стоит фиксировать результаты каждой проверки: в какой накладной обнаружена ошибка, кто должен её исправить и устранён ли недочёт. Такой учёт поможет понять, возникает ли та же самая ошибка при следующих перевозках. Если корректировка связана со сведениями, которые заполняет другая сторона, дальнейшие действия потребуется согласовать с ней. К завершению льготного периода перевозчик сможет увидеть, какие ошибки уже устранены, а какие по-прежнему появляются при оформлении ЭТрН.
