Летом 2026 года бизнесу важно проверить, как устроен электронный документооборот. Теперь сотрудники подписывают документы личной КЭП вместе с машиночитаемой доверенностью, а сертификаты с данными работодателя больше нельзя считать достаточным подтверждением их полномочий при работе в ЭДО.
МЧД стала обязательной частью электронного документооборота сотрудников
Машиночитаемая доверенность позволяет разделить личность подписанта и предоставленные ему полномочия. КЭП физического лица не включает данные о работодателе и лишь удостоверяет, какой именно человек подписал электронный документ. Полномочия действовать от имени организации подтверждает МЧД, которую оформляет руководитель.
Переход на такую модель начался с пилотного применения в 2022 году. Позднее коммерческие удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам сертификаты КЭП, содержащие данные работодателя. Прежде этот сертификат позволял подписывать документы за компанию без отдельной доверенности, но новый порядок разграничил электронную подпись работника и основание его полномочий.
На август 2026 года основным вариантом юридически значимого электронного документооборота остается сочетание личной КЭП и МЧД. Допустим и другой способ: сотрудник вправе подписать документ электронной подписью физического лица, подтвердив полномочия обычной бумажной доверенностью. Отличается только форма подтверждающего документа, а сама электронная подпись в обоих случаях принадлежит определенному физическому лицу.
Компании переходят на личные КЭП и доверенности руководителей
Машиночитаемая доверенность представляет собой электронный аналог бумажной доверенности, предназначенный для работы в ЭДО. Ее создают в формате XML-файла и указывают в нем сведения о доверителе и сотруднике, список переданных полномочий, а также срок их действия. Выдает этот документ руководитель, который подписывает его своей усиленной квалифицированной электронной подписью.
Оформленную МЧД можно направить оператору электронного документооборота или разместить в реестре ФНС. Когда работник подписывает документ от имени компании, доверенность показывает, какие конкретно действия ему разрешены и до какого срока. Одной электронной подписи сотрудника поэтому недостаточно, чтобы подтвердить его право действовать за организацию.
При новом порядке организация больше не привязана к сертификату работника. Уходит и прежняя практика, когда один закрытый ключ фактически одновременно использовался как личная подпись сотрудника и как подпись от имени компании. Применялся и еще один вариант: работнику передавали дубликат закрытого ключа руководителя. Сейчас полномочия фиксируют в отдельном XML-документе, а закрытым ключом руководителя подписывают саму доверенность.
Старые сертификаты больше не подтверждают полномочия работников
Сертификаты сотрудников, в которых указаны данные работодателя, больше нельзя использовать как самостоятельное подтверждение полномочий работника. Такой сертификат может по-прежнему храниться в учетной системе компании или в архиве электронного документооборота. Однако само его наличие не наделяет подписанный документ юридической силой.
Теперь информационная система при обработке электронного документа должна получать сведения о полномочиях подписанта из машиночитаемой доверенности. Для МЧД предусмотрен специальный формат, а ее содержание должно соответствовать отдельным регуляторным требованиям. Это позволяет сервису автоматически прочитать сведения и сопоставить их с электронной подписью сотрудника.
Для компании практическое значение имеет возможность доказать полномочия подписанта. Если система считает старый сертификат достаточным основанием, электронный документ может пройти внутренний маршрут, хотя право сотрудника действовать от имени организации надлежащим образом не подтверждено. Поэтому наличие прежних сертификатов в архиве еще не означает, что их можно использовать при подписании новых документов.
Проверка ЭДО выявит отсутствие доверенности и нарушения хранения
Проверяя электронный документооборот, важно оценивать не только действительность КЭП, но и полномочия определенного подписанта. Юридическую значимость операции подтверждают два документа в комплекте, поэтому действующая подпись не решает проблему, если МЧД отсутствует или содержит ошибку. Подобное расхождение способно затруднить доказательство юридической силы переданных документов.
Электронный архив должен давать возможность представить документы в исходном виде со всеми данными, которые нужны для проверки подписи и полномочий. Если файл сохранен, но связанной с ним доверенности нет либо по ней невозможно установить права работника на дату подписания, подтвердить корректность документооборота компании будет сложнее. Такая же проблема возникает, когда нельзя проверить действительность КЭП.
Внутри компании ответственность нужно распределить между владельцами двух отдельных процессов. Первый включает выдачу, изменение и прекращение полномочий, а второй отвечает за сохранность электронных документов и возможность представить их при проверке. Перед контрольным мероприятием полезно сверить архив с реестром доверенностей, чтобы обнаружить документы, по которым полномочия не подтверждены.
Переход на новый порядок требует инвентаризации подписантов
Инвентаризация должна охватить всех сотрудников и внештатных исполнителей, участвующих в электронном документообороте бизнеса. Для каждого подписанта необходимо определить виды электронных документов и доступные ему операции, после чего оформить МЧД и настроить ее передачу оператору электронного документооборота. Требования к нотариальному заверению проверяют отдельно с учетом конкретного вида доверенности и сценария передоверия.
Отдельно нужно проверить как минимум три рабочих сценария: сдачу отчетности, заверение счетов-фактур и подписание договоров. Если сотрудник направляет отчетность или заверяет счета-фактуры квалифицированной подписью, к пакету подписанных документов он прикладывает машиночитаемую доверенность. Тестовый обмен покажет, принимает ли оператор ЭДО эту доверенность и связывает ли ее с необходимым подписантом.
Перечень подписантов и внутренние регламенты нужно обновлять одновременно. В регламентах фиксируют правила оформления, передачи и хранения доверенностей, а также порядок действий при изменении обязанностей сотрудника или завершении работы с внештатным исполнителем. Для комплаенса пригодится единый реестр, где по каждой МЧД указаны подписант, доступные виды документов и текущий статус полномочий.
Регулирование электронных документов продолжит уточняться
Летом 2026 года бизнесу пока рано считать настройку электронного документооборота законченной. Требования к МЧД и практика ее применения еще могут уточняться, поэтому компаниям стоит следить за разъяснениями регуляторов и обновлениями программного обеспечения для ЭДО.
После каждого изменения нужно проверять, принимает ли система доверенности и корректно ли передает сведения о полномочиях. Без такой проверки возможен отказ в электронном обмене, а также спор о том, имел ли подписант право действовать от имени организации.
При этом доступных данных недостаточно, чтобы перечислить затронутые категории бизнеса, указать отдельные сроки перехода или назвать конкретные технические требования к программам. Не приводятся и позиции государственных органов, позволяющие связать нарушение нового порядка с определенным штрафом. На практике остается регулярно проверять обновления и фиксировать используемую версию системы, чтобы в случае спора подтвердить, какой порядок действовал в момент отправки документа.
