График отпусков помогает работодателю распределить нагрузку, а сотрудникам заранее спланировать отдых. Документ позволяет избежать совпадения отпусков работников одного отдела и их отсутствия в важные для компании рабочие даты.
Осенью 2026 года работодатели готовят график на следующий год. В документ включают работников организации, указывают даты и продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков. Кадровая служба составляет его вручную или с помощью кадровой программы.
Работодатель обычно собирает пожелания сотрудников, но общего требования согласовывать с каждым удобные ему даты нет. Отдельно нужно проверить права льготников, в том числе несовершеннолетних, беременных, почётных доноров и многодетных родителей. При планировании их отдыха нельзя руководствоваться только потребностями компании, если работник вправе выбрать время отпуска.
Трудовой кодекс РФ регулирует подготовку и утверждение графика.
График на следующий год нужно утвердить не позднее 17 декабря. Документ утверждает работодатель. После этого график обязателен для обеих сторон трудовых отношений: компания предоставляет отпуск, а сотрудник уходит отдыхать и возвращается по установленному расписанию.
Утверждённый график допускает изменения. По мере предоставления отпусков кадровая служба вносит фактические даты отдыха и сведения о переносах. При изменении документа в большинстве случаев работодателю потребуется повторить процедуру утверждения.
За отсутствие графика часть 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает штраф от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, от 30 000 до 50 000 рублей для организаций. Поэтому работу с графиком нельзя заканчивать на сборе пожеланий сотрудников: к установленному сроку работодатель должен утвердить документ.
