Коммерческие работодатели могут вести кадровый учет на бумаге, если отраслевые нормы не предписывают иное. Но при дистанционной работе пересылка приказов почтой увеличивает риск нарушить срок ознакомления сотрудника, что может привести к трудовому спору.
Статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ определяют переход на электронный кадровый документооборот как право работодателя, а не общую обязанность для всего бизнеса.
Для публичного сектора действует другой ориентир. Согласно распоряжению Правительства РФ № 637-р, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения должны перейти на электронный кадровый документооборот до 2030 года.
В коммерческой компании решение прежде всего зависит от отраслевых требований и того, как организована работа. Увеличение числа организаций, использующих КЭДО, само по себе не делает добровольный переход юридической обязанностью.
На практике сложности возникают у работодателей, чьи сотрудники трудятся дистанционно. Бумажный приказ нужно отправлять почтой в другой город, и из-за долгой доставки работодатель рискует нарушить срок ознакомления работника. Такой случай может стать причиной трудового спора.
Перед переходом работодателю нужно разобраться с двумя вопросами. Вначале он проверяет, разрешают ли отраслевые нормы оставить кадровый учет на бумаге. После этого компания оценивает, успевает ли она знакомить дистанционных сотрудников с кадровыми документами в установленные сроки. Если почтовая пересылка не позволяет их соблюдать, КЭДО становится не просто вопросом удобства, а способом решить конкретную задачу кадрового делопроизводства.
