По квалифицированной электронной подписи можно установить, кто подписал документ. Машиночитаемая доверенность подтверждает право сотрудника действовать от имени компании. Прежде чем подписывать электронный договор, бизнесу нужно проверить и подпись, и доверенность, поскольку действующая подпись сама по себе не доказывает полномочия представителя.
Применение электронных подписей и документов регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Машиночитаемая доверенность заменяет бумажную в электронном виде и подтверждает, какие действия представитель вправе совершать от имени организации или индивидуального предпринимателя. Система считывает сведения из файла, вводить их вручную не нужно.
Готовя договоры, компания проверяет сертификат ключа проверки электронной подписи, в том числе срок его действия. После этого выясняет, не истекла ли доверенность, не отозвал ли её доверитель и вправе ли сотрудник по этой доверенности подписать нужный документ. Если доверенность не даёт такого права, действующий сертификат его не заменит.
Формат доверенности зависит от системы, через которую представитель отправляет документы. Государственные и муниципальные системы сами определяют, какие формы использовать. Для других целей доверенность можно оформить и скачать на «Госуслугах». Если система не установила свои правила, используют единый формат Минцифры, разработанный по требованиям приказа от 18.08.2021 № 857.
Компания отдельно от проверки подписи и доверенности выясняет, какие правила действуют в конкретной системе. Чтобы сверить действующие требования и правовые последствия отсутствия полномочий, она обращается к законодательству и официальным разъяснениям ФНС.
Организация или индивидуальный предприниматель может договориться с контрагентом, в какой системе хранится доверенность и как её найти. Если стороны заключили такое соглашение, прикладывать доверенность к каждому пакету документов не нужно. Сторона, которая получает договор, благодаря этому знает, как найти доверенность и проверить, что именно компания поручила подписанту.
