Бизнесу важно проверить, какой электронной подписью заверяются документы и как устроен обмен с налоговой. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ различает три вида подписи, а при электронном взаимодействии хозяйствующих субъектов с налоговыми органами применяется квалифицированная.
Что важно учитывать в электронном документообороте
При организации электронного документооборота значение имеют юридическая значимость электронных первичных учётных документов, выбранный формат и полномочия подписанта. Квалифицированная электронная подпись при соблюдении установленных законом условий равнозначна собственноручной подписи, позволяет проверить подписанта и целостность документа, а также используется для работы с ЭДО, сервисами ФНС России, государственными порталами и электронными торгами.
Получить такую подпись можно через 4 вида организаций. Это аккредитованный удостоверяющий центр, УЦ ФНС, удостоверяющий центр Банка России либо Федерального казначейства. Актуальный перечень аккредитованных центров размещён на портале Минцифры России, поэтому перед оформлением подписи следует проверить статус выбранной организации и возможность выдачи сертификата нужной категории.
Указанные правила не устанавливают новый обязательный формат первичного документа, отдельный переходный срок или дату вступления изменений в силу. Практический ориентир для бизнеса — действующие требования к юридической силе документа, формату обмена и полномочиям подписанта. Для вопросов по сервисам ФНС указан единый контакт-центр 8 800 222-22-22.
Какие документы бизнес подписывает электронной подписью
В электронный вид можно переводить счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и другие документы. Применение электронной подписи регулирует Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», поэтому юридическое значение имеет не только содержание файла, но и соблюдение требований к подписи и принятому сторонами порядку обмена.
При взаимодействии организаций и предпринимателей с налоговыми органами применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. Конкретные виды подписей для такого обмена устанавливает Налоговый кодекс Российской Федерации. Отдельное соглашение об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи заключать не требуется.
Для физических лиц действует другой вариант. При электронном взаимодействии с налоговыми органами они могут использовать неквалифицированную электронную подпись, полученную в личном кабинете налогоплательщика — физического лица. Это правило нельзя автоматически переносить на хозяйствующих субъектов, которым для налогового обмена нужна квалифицированная электронная подпись.
Чем электронный документ отличается от бумаги на налоговой проверке
При подтверждении достоверности электронного документа важны три обстоятельства: сохранился ли файл без изменений, действовал ли сертификат на момент подписания и были ли у подписанта необходимые полномочия. Действительность сертификата электронной подписи можно проверить с помощью соответствующего сервиса.
Само подтверждение авторства не означает, что содержание осталось прежним после подписания. Если используемый механизм фиксирует только автора и не позволяет подтвердить отсутствие последующих изменений, при налоговом контроле может возникнуть спор о достоверности представленного документа.
Переход с бумаги на электронную форму требует заранее определить порядок хранения и представления документов по запросу инспекции. Само использование ЭДО не позволяет сделать вывод о конкретном штрафе или исходе судебного спора: ответственность зависит от допущенного нарушения и обстоятельств конкретной ситуации.
Как снизить риск претензий при работе через ЭДО
Перед отправкой документа проведите три проверки. Убедитесь, что сотрудник вправе подписывать файл и что сертификат электронной подписи действует. Если документ подписывает представитель и его полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью, проверьте её оформление и доступность. Сведения о МЧД можно сверить в распределённом реестре ФНС России, а электронную подпись — через сервис ведомства.
При обмене организаций и предпринимателей с налоговыми органами нельзя выбирать подпись только по правилам внутреннего документооборота. Вид подписи для такого взаимодействия определяется требованиями налогового законодательства. Ошибка может привести к тому, что полномочия подписанта или действительность подписи не удастся подтвердить.
До подключения оператора ЭДО сопоставьте договор как минимум с тремя рабочими задачами. Из его условий должно быть понятно, как проверяются электронная подпись и полномочия представителя, а также каким способом сохраняется доступ к отправленному файлу. Это позволит заранее определить порядок действий сторон при передаче, хранении и проверке документов.
Когда правила начинают влиять на договоры и обмен документами
Федеральный закон № 63-ФЗ выделяет три вида электронной подписи — простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Перед изменением порядка обмена сторонам нужно сопоставить условия действующего договора с тем видом подписи, который они намерены использовать, а также проверить внутренний регламент отправки и приёма документов.
Для простой и усиленной неквалифицированной электронной подписи юридическую значимость электронного документа закрепляют законом или соглашением сторон. Если равнозначность определяется соглашением, в нём следует связать выбранный способ подписания с участниками и правилами обмена. Одного факта отправки файла через электронную систему недостаточно для подтверждения согласованного порядка документооборота.
Если стороны меняют применяемый вид подписи или порядок обмена, договорные условия и внутренние регламенты следует проверить до начала отправки документов по новой схеме. Для квалифицированной электронной подписи необходимо учитывать требования закона, а для простой и неквалифицированной — также условия, на которых стороны признают подписанные документы равнозначными бумажным.
